사무 관리
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Office Management : 사무관리
사무 활동을 계획하고 조직하고 통제해 사무 생산성을 높이는 관리 활동. 사무는 기업의 본래 업무를 뒷받침하는 정보 처리 활동이므로, 그 자체를 관리 대상으로 본다.
- 사무는 정보를 만들고 옮기고 보관하는 일이다.
- 래핑웰(Leffingwell)은 "경영체는 인체요, 사무는 신경계통"이라며 사무를
조직 전체를 잇는 신경으로 보았다. 사무관리를 하나의 학문으로 세운 사람이다.
- 달링톤(Darlington)은 사무를 기업 경영의 중추 신경으로,
테리(Terry)는 사무를 정보 처리 기능으로 보았다.
사무관리는 경영 내부의 여러 기능과 활동이 제대로 돌아가도록 조정·지휘·통제하는 기능이다. 생산이나 인사 같은 개별 업무를 직접 수행하는 것이 아니라 그것들을 떠받친다.
- 계획(Planning) → 조직(Organizing) → 지휘(Directing) → 통제(Controlling)
- 기록 · 계산 · 분류와 정리 · 면담과 통신 · 보관
정보 예측은 사무 작업의 구성 요소가 아니다. 그것은 기획·분석의 영역이다.
주먹구구가 아니라 측정과 표준에 근거해 사무를 관리하는 방식이다. 목표는 다음과 같다.
- 사무 작업의 능률 향상
- 사무 비용의 절감
- 생산성 증대
인원 감축 자체는 목표가 아니다. 능률이 올라간 결과일 수는 있어도 목적이 되지는 않는다.
사무의 내용·방법·절차를 줄이고 단순하게 만드는 것이다. 시간을 줄이거나 인원을 감축하는 것이 아니라, 일하는 방식 자체를 간단히 하는 데 초점이 있다.
- 불필요한 서식과 결재 단계를 없앤다
- 중복되는 기록을 통합한다
- 표준화로 처리 방법을 통일한다
용이성 · 정확성 · 신속성 · 경제성
다양성은 목표가 아니다. 오히려 표준화를 지향한다.
사무 비용 절감을 목표로 삼았을 때 얼마나 이뤘는지는 줄이기로 한 금액 대비 실제로 줄인 금액으로 잰다.
목표 달성도(%) = (처음 원가 − 실제 원가) ÷ (처음 원가 − 목표 원가) × 100
예를 들어 처음 사무 원가가 300만 원, 목표 원가가 250만 원이고 6월의 실제 원가가 270만 원이면
- 줄이기로 한 금액 : 300 − 250 = 50만 원
- 실제로 줄인 금액 : 300 − 270 = 30만 원
- 달성도 : 30 ÷ 50 × 100 = 60%
실제 원가를 목표 원가로 나누거나(270 ÷ 250), 처음 원가 대비 절감률(30 ÷ 300 = 10%)을 구하는 것과 혼동하지 않는다.