자료 관리
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자료 관리
업무에 필요한 자료를 계획적으로 모으고 분류·보관해 필요할 때 쓸 수 있게 하는 일.
- 필요한 자료를 계획적으로 수집·분류한다
- 자료를 필요로 하는 곳에 신속하게 전달한다
- 대출·전시·복사·번역 같은 서비스를 제공한다
- 자료의 자연 증가를 통제한다. 쌓이기만 하는 자료를 정리해 양을 관리한다
- 자료 처리에 드는 경비를 절감한다
- 공문서만 보존하는 일이 아니다. 도서·간행물·통계·사진 등 업무에 쓰이는 모든 자료가 대상이다.
- 자료를 서식화하는 것은 자료 관리의 목적이 아니다. 서식 설계는 별개의 일이다.
- 수집 — 필요한 자료를 계획에 따라 모은다
- 분류 — 일정한 기준으로 나눈다. 한국십진분류법 같은 분류표를 쓴다
- 정리와 보관 — 찾기 쉽게 배열하고 보존 기간을 정한다
- 활용 — 검색·대출·복제로 제공한다
- 폐기 — 보존 기간이 지난 자료를 없앤다